Document Fragment View

Matching Fragments

Decision:

3.     Heard the submissions made by both the parties.  The respondent officer says that the  relevant file is missing and he could not trace it even though he personally inspected the  record room of the Lands & Building Department, after receiving the RTI application and also  says that there is no possibility of retrieving the missing record.  

4.     The Commission is of the view that, prima facie,  Public Authority cannot deny the right  of the appellant to get an alternative plot, by putting forward an excuse of missing the file.  The defense of missing file cannot be accepted even under the RTI Act.  If the file is really not  traceable, it reflects the inefficient and pathetic management of files by the Public Authority.  If  the file could not be traced in spite of best efforts, it is the duty of the respondent authority to  reconstruct the file or develop a mechanism to address the issue raised by the appellant.  

5.         The Commission feels that lodging of FIR is not the remedy in such cases, as one  cannot expect the Police to come to the office and trace the file.     According to law, Police  does not have any responsibility to trace the missing files, as they will come into picture only  when there is theft of the files. It cannot be said that police should come to office and search  for the files or things misplaced by negligence or deliberate action or by mistake etc. It is the  duty   of   the  PIO   to  make   necessary   efforts   to  trace   the  file   and   inform  the   same  to  the  appellant in the form of an affidavit.  

13.    Based on the above discussion, the Commission thus holds: Unless proved that  record was destroyed as per the prescribed rules of destruction/ retention policy, it is deemed  that record continues to be held by public authority. Claim of file missing or not traceable has  no legalility as it was not recognized as exception by RTI Act.     By practice 'missing file'  cannot be read into as exception in addition to exceptions prescribed by RTI Act.  It amounts  to breach of Public Records Act, 1993 and punishable with imprisonment up to a term of five  years or with fine or both. Public Authority has a duty to initiate action for this kind of loss of  public record, in the form of 'not traceable' or 'missing'.  The Public Authority also has a duty  to designate an officer as Records Officer and protect the records.  A thorough search for the  file, inquiry to find out public servant responsible, disciplinary action and action under Public  Records Act, reconstruction of alternative file, relief to the person affected by the loss of file  are the basic actions the Public Authority is legitimately expected to perform. 

16.     The Commission therefore directs the PIO to file an affidavit with the Commission,  regarding the time and date of efforts made to trace the files, fact of fixing responsibility for  the missing file, and what relief is proposed to be given to the appellant etc. within 15 days  from the date of receipt of this order, by endorsing a copy to the appellant.  The Commission  also directs the PIO concerned to  show cause  why maximum penalty cannot be imposed  against him for not responding properly to the RTI application within the time period.   His  explanation should reach the Commission within 3 weeks from the date of receipt of this  letter.